Альтернативы Confluence и Notion или актуальные wiki-программы для управления корпоративными данными

Для чего нужны Wiki

В любой устоявшейся компании есть регламенты, обучающие материалы, должностные инструкции, документация к внутренним продуктам и т.д. Эту массу документов нужно где-то хранить так, чтобы ей могли пользоваться сотрудники. Для этого существуют Wiki.

Иными словами, это веб-приложение, которое позволяет создавать, редактировать и организовывать информацию в совместной среде. Применяется для различных целей, таких как:

• Управление знаниями и документация: Wiki позволяет создавать, организовывать информацию в виде статей, документации, инструкций и других типов контента. 
• Коллективное творчество, совместная работа: Wiki предоставляет среду для коллективной работы над проектами, документами. Позволяя нескольким пользователям редактировать один и тот же документ одновременно. 
• Система управления задачами: Wiki может использоваться в качестве системы управления задачами, позволяя пользователям создавать их, назначать ответственных, а также отслеживать прогресс выполнения.

Все эти функциональные возможности нужны, чтобы управлять знаниями внутри отделов и проектных команд. В эпоху удаленной работы это уже необходимость.

Почему следует перейти с Confluence и Notion на другое решение

Доступна масса решений для управления данными. Существуют и лидеры рынка,  чьи продукты выросли в экосистемы, предоставляя все необходимое в одном месте. 
Популярный пример — Confluence, вики-система от компании Atlassian. Она предоставляет большое количество возможностей, например:

• Создание базы знаний для документации и требований к продукту;
• Настраиваемые готовые шаблоны;
• Интеграция с Jira, Trello;
• Функционал совместного редактирования страниц в режиме реального времени;
• Уведомления;
• Комментирование. На всех страницах также есть возможность ставить лайки, вставлять gif-файлы, смайлики;
• Управление доступами к документам, файлам;
• У пользователя есть личная домашняя страница, где хранятся недавние пространства, незавершенные работы, черновики;
• Объявления. Последние новости могут публиковаться в виде блога.

Программа очень популярна в России особенно среди ИТ-команд. Но после изменения политической обстановки в мире Atlassian заявили об уходе с рынка  РФ. Те, кто заранее создал аккаунты и оплатил лицензии, пока еще могут пользоваться продукцией компании, но ограничения уже вызывают сложности в использовании: например, нельзя добавлять новых пользователей, продлить лицензию, а также есть проблемы с обновлениями.

Аналогичная ситуация сейчас происходит с Notion. Это платформа для создания документации, заметок и баз данных. Она предоставляет возможность создавать страницы с различными типами контента, такими как текст, таблицы, графики и т.д.

Сервис очень популярный. Официальных заявлений об уходе из РФ от разработчиков еще не было, но уже случались некоторые прецеденты с блокировкой аккаунтов из России, поэтому риск есть.

Неоднозначно ситуация обстоит с бесплатными облачными приложениями, такими как Google Sites или OneNote. С одной стороны, они пока что спокойно работают в РФ, хотя и есть трудности с их оплатой. С другой стороны, в будущем ситуация может измениться, а все данные хранятся на серверах вендоров. 

Как избежать риски ухода зарубежного ПО?

Читать такжеConfluence и Notion vs Wiki.js: как opensource-система заменяет иностранный сервис?

Переход на новое ПО с переносом данных занимает определенное время, особенно у крупных организаций. Поэтому уже сейчас российским командам следует задуматься об альтернативных вариантах, не дожидаясь окончательной блокировки аккаунтов и потери наработанной базы знаний.

Чтобы снова не столкнуться с неприятностями переезда и ухода зарубежных приложений, стоит рассматривать один из двух вариантов:

• Приложение из реестра российского ПО. Если вы хотите размещаться в облаке, то вам подойдет только этот вариант;
• Система с открытым исходным кодом, которая будет размещена на ваших серверах.

Важно учитывать, насколько вы хотите быть гибкими. Использование опенсорсного решения предоставляет вам возможность кастомизировать систему полностью под свои нужды. Но тут есть и недостаток: зависимость от разработчиков. Приложение с открытым исходным кодом только предоставляет движок, с помощью которого разработчики создают вики-систему. Это его главное отличие от пакетных решений, которые предоставляют уже полностью готовый к использованию продукт.

Куда перейти с Confluence или Notion? Российские аналоги и опенсорс-платформы

Ответ на этот вопрос зависит от задач, которые должно решать новое приложение. Так как большинство компаний используют Confluence исключительно как Wiki-движок, то предлагаем рассмотреть решения, предлагающие такой же функционал.

Отечественные проприетарные альтернативы

Если для вас важно, чтобы программное обеспечение было разработано в России, то вот некоторые отечественные решения:

Yandex Wiki

Стоимость лицензии: Система бесплатная, но с 2023 года часть сервисов Яндекс 360 для бизнеса становятся платными, изменения могут затронуть и WIki.

Облачный сервис, связанный с остальной экосистемой Яндекса. В этом его основное преимущество, так как можно настроить все рабочее пространство внутри одной системы. Доступны все основные вики-возможности: визуальный редактор, поиск, контроль версий, оглавление и т.д.

Bitrix24.Wiki

Стоимость лицензии: базовая лицензия бесплатная, но имеет ряд ограничений. Платная подписка начинается от 1990 руб/мес.

Инструмент встроен в бизнес-платформу Bitrix24. Он позволяет создавать вики-страницы, а также делиться ими внутри компании. Bitrix24 имеет ряд дополнительных функций, которые могут быть полезны для бизнеса, таких как управление проектами, задачами, календарем, но все эти модули объединены, без возможности оставить только то, что нужно.  

Minerva Knowledge

Стоимость лицензии:от 500р/месяц за 1 пользователя при размещении в облаке. При размещении на собственном сервере стоимость услуг рассчитывается индивидуально, а минимальный тариф рассчитан на 25+ пользователей.

Российская система управления знаниями. Может использоваться для делопроизводства, коммерческих служб, маркетинга, HR и клиентского сервиса. Есть все необходимые функции для Вики: поиск, визуальный редактор, сравнение версий, оповещения об изменениях и т.д.

Teamly

Стоимость лицензии:

5900 руб/мес. до 20 пользователей, 10900 руб/мес. до 50 пользователей, 13400 руб/мес. до 100 пользователей, после 100 в индивидуальном порядке.

Российская платформа, предоставляющая коробочную или SaaS-среду для управления знаниями в командной работе. Помимо базы знаний и функционала Вики в ней есть встроенная LMS-система: можно делать тесты, опросы, создавать курсы для корпоративного обучения, а также есть инструменты для быстрого онбординга сотрудников.

Альтернативы с открытым исходным кодом

Wiki.js

Тип лицензии: AGPL

Количество звезд на Github: 20 тыс.

Читать такжеАутсорсинг разработки на Wiki.js

Технологии в основе: JavaScript, Node.js

Wiki.js — это бесплатный модульный вики-движок для создания, редактирования и обмена информацией. Он позволяет создавать, а также организовывать информацию в виде веб-страниц, которые могут содержать текст, изображения, графики, видео и другие типы контента.

Преимущества:

• Модульность. Движок отличается от готовых пакетов тем, что в нем можно включить только необходимые функции, а остальное отключить. Это значительно упрощает использование программы, а также уменьшает количество визуального шума в интерфейсе;
• Аутентификация. Система предусматривает два вида аутентификации: локальную и корпоративную. В локальной пользователи могут самостоятельно регистрироваться, а корпоративная интегрируется с существующей в компании аутентификацией;
• Встроенные редакторы. Wiki.js предоставляет для удобства работы  несколько встроенных редакторов: классический визуальный, редактор HTML, Markdown, WikiText и редактор для изменения электронных таблиц;
• История изменений. Все изменения отслеживаются: можно при необходимости восстановить предыдущее состояние системы или восстановить удаленные файлы;
• Локализация. Wiki.js поддерживает более чем 40 языков, есть возможность переключать языки на одной и той же странице;
• Поиск. Система содержит встроенный поиск, но также возможна интеграция с поисковыми движками, такими как Elasticsearch;
• Управление пользователями. Есть встроенная система управления пользователями с полной поддержкой групп, разрешений и правил;
• Комментирование. Для избежания спама функция поставляется с параметрами безопасности.

MediaWiki

Тип лицензии: GPL

Количество звезд на Github: 3,4 тыс.

Технологии в основе: PHP, JavaScript.

MediaWiki — это широко используемый движок для вики-приложений. Он бесплатный и имеет открытый исходный код. На нем работает Википедия. Стоит подчеркнуть, что движок изначально был разработан для общедоступных систем, а под корпоративные дорабатывался постепенно, что важно учитывать при анализе достоинств и недостатков.  

Преимущества:

• Простота в использовании и обучении;
• Мультиязычность;
• Контроль версий. MediaWiki отслеживает каждое сделанное изменений, поэтому можно легко вернуться к предыдущей версии статьи;
• Гибкость. Движок не имеет заранее определенной структуры, следовательно, это инструмент, который можно использовать для широкого круга приложений.

Недостатки:

• Общедоступность. Любой пользователь может редактировать статьи, поэтому этот принцип может быть слишком открытым для некоторых организаций, например, для конфиденциальной документации. Однако с плагинами можно регулировать доступ пользователей;
• Безопасность. При неправильном использовании система открыта для спама и вандализма. Однако есть простые способы восстановить страницу. Желательно редактировать страницы через WikiEducator, чтобы уменьшить вероятность вандализма со стороны автоматических спам-ботов;
• Гибкость структуры может означать, что информация становится неорганизованной. Поэтому по мере роста системы нужно вводить модерирование и редактуру;
• Сложность интерфейса. Для человека, не работавшего ранее с Wiki-системами, понадобится время, чтобы разобраться в функционале и всех возможностях.

TiddyWiki

Тип лицензии: BSD-3-Clause

Количество звезд на Github: 7,2 тыс.

Технологии в основе: JavaScript.
TiddlyWiki —  это вики-платформа, которая не требует обязательной установки на сервер. Она может быть использована в качестве локального приложения на компьютере или загружена на веб-сервер. TiddlyWiki является бесплатной и имеет открытый исходный код.

Преимущества:

• Настраиваемость. Приложение предоставляет множество инструментов для настройки и персонализации своих заметок, проектов. Вы можете изменять внешний вид, функциональность, структуру TiddlyWiki по своему усмотрению;
• Безопасность: TiddlyWiki работает локально на вашем компьютере, что делает его безопасным и защищенным от онлайн-угроз;
• Универсальность: Платформа может быть использована для различных целей, таких как управление знаниями, ведение личного блога, организация проектов и т.д.

Недостатки:

• Интерфейс: в сравнении с современными системами не столь интуитивен и может вызвать сложности. Например, чтобы редактировать заметки, нужно открывать файл в браузере, а затем сохранять изменения;
• Ограниченность: отсутствует набор привычных функций. Например, нельзя одному пользователю дать возможность редактировать статью, а другому только просмотр;
• Изолированность: если приложение работает локально на вашем компьютере, то это делает его изолированным от других устройств, пользователей и не подходит для совместной работы.

DokuWiki

Тип лицензии: GPL

Количество звезд на Github: 3,7 тыс.

Технологии в основе: PHP

Это вики-платформа, которая является легкой в установке и настройке. Она обладает множеством плагинов, которые позволяют настроить ее под конкретные потребности. DokuWiki бесплатна, имеет открытый исходный код.

Преимущества:

• Простота. Программу легко настроить и обслуживать, нет сложной настройки базы данных. Он отлично подходит для случаев, когда не нужна огромная многопользовательская вики;
• Компактность. ПО не требует большого пространства для установки, а также потребляет малое количество системных ресурсов;
• Разнообразие тем и плагинов. Интерфейс довольно простой, не имеет никакого визуального шума;
• Контроль версий. Есть возможность откатить изменения до предыдущих версий и редактировать старые файлы.

Недостатки:

• Недостаточная безопасность. Поскольку пользователь веб-сервера должен иметь возможность записи на диск, это представляет проблему безопасности. Но правильная настройка доступа к сети, а также постоянное обновление информации снижают риски;
• Некоторые модификации потребуют больше усилий, чем большинство.

Выводы

Прежде, чем переносить свою базу знаний с Confluence или Notion на новую платформу, важно задаться вопросом, какие свойства, функции важно оставить, а каких вам не хватало.

Выбор между опенсорс или облачным решением сильно зависит от возможности поддержки системы. Если такой возможности нет, то тогда проще рассмотреть облако. Вы получаете готовое к работе решение с официальной поддержкой, но несете издержки в виде платной модели подписки.

Но если у вас есть команда разработчиков, которые могут кастомизировать приложение под ваши потребности и поддерживать его, тогда лучше рассмотреть опенсорс вроде Wiki.js. В долгоиграющем проекте это более оптимальное решение, так как производственные затраты на миграцию окупятся за счет отсутствия платы за подписку.