Для чего нужны Wiki
В любой устоявшейся компании есть регламенты, обучающие материалы, должностные инструкции, документация к внутренним продуктам и т.д. Эту массу документов нужно где-то хранить так, чтобы ей могли пользоваться сотрудники. Для этого существуют Wiki.
Простыми словами, это веб-приложение, которое позволяет создавать, редактировать и организовывать информацию в совместной среде. Используется для различных целей, таких как:
- Управление знаниями и документация: Wiki позволяет создавать и организовывать информацию в виде статей, документации, инструкций и других типов контента.
- Коллективное творчество и совместная работа: Wiki предоставляет среду для коллективной работы над проектами и документами, позволяя нескольким пользователям редактировать один и тот же документ одновременно.
- Система управления задачами: Wiki может использоваться в качестве системы управления задачами, позволяя пользователям создавать задачи, назначать их ответственных и отслеживать прогресс выполнения.
Все эти функциональные возможности нужны, чтобы управлять знаниями внутри отделов и проектных команд. В эпоху удаленной работы это жизненно необходимо.
Почему следует перейти с Confluence и Notion на другое решение
Доступна масса решений для управления данными. Существуют и лидеры рынка, чьи продукты выросли в экосистемы, предоставляя все необходимое в одном месте.
Популярный пример — Confluence, вики-система от компании Atlassian. Она предоставляет большое количество возможностей, например:
- Создание базы знаний для документации и требований к продукту;
- Настраиваемые готовые шаблоны;
- Интеграция с Jira и Trello;
- Функционал совместного редактирования страниц в режиме реального времени;
- Уведомления;
- Комментирование. На всех страницах также есть возможность ставить лайки, вставлять gif-файлы и смайлики;
- Управление доступами к документам и файлам;
- У каждого пользователя есть личная домашняя страница, где хранятся недавние пространства, незавершенные работы и черновики;
- Объявления. Последние новости могут публиковаться в виде блога.
Программа очень популярна в России особенно среди ИТ-команд. Но после изменения политической обстановки в мире Atlassian заявили об уходе с рынка РФ. Те, кто заранее создал аккаунты и оплатил лицензии, пока еще могут пользоваться продукцией компании, но ограничения уже вызывают сложности в использовании: например, нельзя добавлять новых пользователей, продлить лицензию, а также есть проблемы с обновлениями.
Аналогичная ситуация сейчас происходит с Notion. Это платформа для создания документации, заметок и баз данных. Она предоставляет возможность создавать страницы с различными типами контента, такими как текст, таблицы, графики и т.д.
Сервис очень популярный, и официальных заявлений об уходе из РФ от разработчиков еще не было, но уже случались некоторые прецеденты с блокировкой аккаунтов из России, поэтому риск есть.
Неоднозначно ситуация обстоит и с бесплатными облачными приложениями, такими как Google Sites или OneNote. С одной стороны, они пока что спокойно работают в РФ, хотя и есть трудности с их оплатой. С другой стороны, в будущем ситуация может измениться, а все данные хранятся на серверах вендоров.
Как избежать риски ухода зарубежного ПО?
Переход на новое ПО и перенос данных занимает определенное время, особенно у крупных организаций. Поэтому уже сейчас российским командам следует задуматься об альтернативных вариантах, не дожидаясь окончательной блокировки аккаунтов и потери наработанной базы знаний.
Чтобы снова не столкнуться с неприятностями переезда и ухода зарубежных приложений, стоит рассматривать один из двух вариантов:
- Приложение из реестра российского ПО. Если вы хотите размещаться в облаке, то вам подойдет только этот вариант.
- Система с открытым исходным кодом, которая будет размещена на ваших серверах;
Важно учитывать, насколько вы хотите быть гибкими. Использование опенсорсного решения предоставляет вам возможность кастомизировать систему полностью под свои нужды. Но тут есть и недостаток: зависимость от разработчиков. Приложение с открытым исходным кодом только предоставляет движок, с помощью которого разработчики создают вики-систему. Это его главное отличие от пакетных решений, которые предоставляют уже полностью готовый к использованию продукт.
Куда перейти с Confluence или Notion? Российские аналоги и опенсорс-платформы
Ответ на этот вопрос зависит от задач, которые должно решать новое приложение. Так как большинство компаний используют Confluence исключительно как Wiki-движок, то предлагаем рассмотреть популярные решения, предлагающие такой же функционал:
Отечественные проприетарные альтернативы
Если для вас важно, чтобы программное обеспечение было разработано в России, то ниже перечислены некоторые отечественные решения:
Yandex Wiki

Стоимость лицензии: Система бесплатная, но с 2023 года часть сервисов Яндекс 360 для бизнеса становятся платными, изменения могут затронуть и WIki.
Облачный сервис, связанный с остальной экосистемой Яндекса. В этом его основное преимущество, так как можно настроить все рабочее пространство внутри одной системы. Доступны все основные вики-возможности: визуальный редактор, поиск, контроль версий, оглавление и т.д.
Bitrix24.Wiki

Стоимость лицензии: базовая лицензия бесплатная, но имеет ряд ограничений. Платная подписка начинается от 1990 руб/мес.
Инструмент встроен в бизнес-платформу Bitrix24. Он позволяет создавать вики-страницы и делиться ими внутри компании. Bitrix24 имеет ряд дополнительных функций, которые могут быть полезны для бизнеса, таких как управление проектами, задачами и календарем, но все эти модули объединены, без возможности оставить только то, что нужно.
Minerva Knowledge

Стоимость лицензии:от 500р/месяц за 1 пользователя при размещении в облаке. При размещении на собственном сервере стоимость услуг рассчитывается индивидуально, а минимальный тариф рассчитан на 25+ пользователей.
Российская система управления знаниями. Может использоваться для делопроизводства, коммерческих служб, маркетинга, HR и клиентского сервиса. Есть все необходимые функции для Вики: поиск, визуальный редактор, сравнение версий, оповещения об изменениях и т.д.
Teamly

Стоимость лицензии:
5900 руб/мес. до 20 пользователей, 10900 руб/мес. до 50 пользователей, 13400 руб/мес. до 100 пользователей, после 100 в индивидуальном порядке.
Российская платформа, предоставляющая коробочную или SaaS-среду для управления знаниями в командной работе. Помимо базы знаний и функционала Вики в ней есть встроенная LMS-система: можно делать тесты и опросы, создавать курсы для корпоративного обучения, а также есть инструменты для быстрого онбординга сотрудников.
Альтернативы с открытым исходным кодом
Wiki.js

Тип лицензии: AGPL
Количество звезд на Github: 20 тыс.
Технологии в основе: JavaScript, Node.js
Wiki.js — это бесплатный модульный вики-движок для создания, редактирования и обмена информацией. Он позволяет создавать и организовывать информацию в виде веб-страниц, которые могут содержать текст, изображения, графики, видео и другие типы контента.
Преимущества:
- Модульность. Движок отличается от готовых пакетов тем, что в нем можно включить только необходимые функции, а остальное отключить. Это значительно упрощает использование программы и уменьшает количество визуального шума в интерфейсе.
- Аутентификация. Система предусматривает два вида аутентификации: локальную и корпоративную. В локальной пользователи могут самостоятельно регистрироваться, а корпоративная интегрируется с существующей в компании аутентификацией.
- Встроенные редакторы. Wiki.js предоставляет для удобства работы несколько встроенных редакторов: классический визуальный редактор, редактор HTML, Markdown, WikiText и редактор для изменения электронных таблиц.
- История изменений. Все изменения отслеживаются: можно при необходимости восстановить предыдущее состояние системы или восстановить удаленные файлы.
- Локализация. Wiki.js поддерживает более чем 40 языков, и есть возможность переключать языки на одной и той же странице.
- Поиск. Система содержит встроенный поиск, но также возможна интеграция с поисковыми движками, такими как Elasticsearch.
- Управление пользователями. Есть встроенная система управления пользователями с полной поддержкой групп, разрешений и правил.
- Комментирование. Для избежания спама функция поставляется с параметрами безопасности.
MediaWiki

Тип лицензии: GPL
Количество звезд на Github: 3,4 тыс.
Технологии в основе: PHP, JavaScript.
MediaWiki — это широко используемый движок для вики-приложений. Он бесплатный и имеет открытый исходный код. На нем работает Википедия. Стоит подчеркнуть, что движок изначально был разработан для общедоступных систем, а под корпоративные дорабатывался постепенно, что важно учитывать при анализе достоинств и недостатков.
Преимущества:
- Простота в использовании и обучении.
- Мультиязычность.
- Контроль версий. MediaWiki отслеживает каждое сделанное изменений, поэтому можно легко вернуться к предыдущей версии статьи.
- Гибкость. Движок не имеет заранее определенной структуры, следовательно, это инструмент, который можно использовать для широкого круга приложений.
Недостатки:
- Общедоступность. Любой пользователь может редактировать статьи, поэтому этот принцип может быть слишком открытым для некоторых организаций, например, для конфиденциальной документации. Однако с плагинами можно регулировать доступ пользователей.
- Безопасность. При неправильном использовании система открыта для спама и вандализма. Однако есть простые способы восстановить страницу, и желательно редактировать страницы через WikiEducator, чтобы уменьшить вероятность вандализма со стороны автоматических спам-ботов.
- Гибкость структуры может означать, что информация становится неорганизованной. Поэтому по мере роста системы нужно вводить модерирование и редактуру.
- Сложность интерфейса. Для человека, не работавшего ранее с Wiki-системами, понадобится время, чтобы разобраться в функционале и всех возможностях.
TiddyWiki

Тип лицензии: BSD-3-Clause
Количество звезд на Github: 7,2 тыс.
Технологии в основе: JavaScript.
TiddlyWiki — это вики-платформа, которая не требует обязательной установки на сервер. Она может быть использована в качестве локального приложения на компьютере или загружена на веб-сервер. TiddlyWiki является бесплатной и имеет открытый исходный код.
Преимущества:
- Настраиваемость. Приложение предоставляет множество инструментов для настройки и персонализации своих заметок и проектов. Вы можете изменять внешний вид, функциональность и структуру TiddlyWiki по своему усмотрению.
- Безопасность: TiddlyWiki работает локально на вашем компьютере, что делает его безопасным и защищенным от онлайн-угроз.
- Универсальность: Платформа может быть использована для различных целей, таких как управление знаниями, ведение личного блога, организация проектов и т.д.
Недостатки:
- Интерфейс: в сравнении с современными системами не столь интуитивен и может вызвать сложности: например, чтобы редактировать заметки, нужно открывать файл в браузере и затем сохранять изменения.
- Ограниченность: отсутствует набор привычных функций. Например, нельзя одному пользователю дать возможность редактировать статью, а другому только просмотр.
- Изолированность: если приложение работает локально на вашем компьютере, то это делает его изолированным от других устройств и пользователей и не подходит для совместной работы.
DokuWiki

Тип лицензии: GPL
Количество звезд на Github: 3,7 тыс.
Технологии в основе: PHP
Это вики-платформа, которая является легкой в установке и настройке. Она обладает множеством плагинов, которые позволяют настроить ее под конкретные потребности. DokuWiki бесплатна и имеет открытый исходный код.
Преимущества:
- Простота. Программу легко настроить и обслуживать, нет сложной настройки базы данных. Он идеально подходит для случаев, когда не нужна огромная многопользовательская вики.
- Компактность. ПО не требует большого пространства для установки, а также потребляет малое количество системных ресурсов.
- Разнообразие тем и плагинов. Интерфейс довольно простой и не имеет никакого визуального шума.
- Контроль версий. Есть возможность откатить изменения до предыдущих версий и редактировать старые файлы.
Недостатки:
- Недостаточная безопасность. Поскольку пользователь веб-сервера должен иметь возможность записи на диск, это представляет проблему безопасности. Но правильная настройка доступа к сети и постоянное обновление информации снижают риски.
- Некоторые модификации потребуют больше усилий, чем большинство.
Выводы
Прежде, чем переносить свою базу знаний с Confluence или Notion на новую платформу, важно задаться вопросом, какие свойства и функции важно оставить, и каких вам не хватало.
Выбор между опенсорс или облачным решением сильно зависит от ваших возможностей по поддержке системы. Если у таких возможностей нет, тогда проще рассмотреть облако. Вы получаете готовое к работе решение и официальную поддержку, но несете издержки в виде платной модели подписки.
Но если у вас есть команда разработчиков, которые могут кастомизировать приложение под ваши потребности и поддерживать его, тогда лучше рассмотреть опенсорс вроде Wiki.js. В долгосрочной перспективе это более выгодное решение, так как производственные затраты на миграцию окупятся за счет отсутствия платы за подписку.