Альтернативы Confluence и Notion или актуальные wiki-программы для управления корпоративными данными

Для чего нужны Wiki

В любой устоявшейся компании есть регламенты, обучающие материалы, должностные инструкции, документация к внутренним продуктам и т.д. Эту массу документов нужно где-то хранить так, чтобы ей могли пользоваться сотрудники. Для этого существуют Wiki.

Простыми словами, это веб-приложение, которое позволяет создавать, редактировать и организовывать информацию в совместной среде. Используется для различных целей, таких как:

• Управление знаниями и документация: Wiki позволяет создавать и организовывать информацию в виде статей, документации, инструкций и других типов контента. 
• Коллективное творчество и совместная работа: Wiki предоставляет среду для коллективной работы над проектами и документами, позволяя нескольким пользователям редактировать один и тот же документ одновременно. 
• Система управления задачами: Wiki может использоваться в качестве системы управления задачами, позволяя пользователям создавать задачи, назначать их ответственных и отслеживать прогресс выполнения.

Все эти функциональные возможности нужны, чтобы управлять знаниями внутри отделов и проектных команд. В эпоху удаленной работы это жизненно необходимо.  

Почему следует перейти с Confluence и Notion на другое решение

Доступна масса решений для управления данными. Существуют и лидеры рынка,  чьи продукты выросли в экосистемы, предоставляя все необходимое в одном месте. 
Популярный пример — Confluence, вики-система от компании Atlassian. Она предоставляет большое количество возможностей, например:

• Создание базы знаний для документации и требований к продукту;
• Настраиваемые готовые шаблоны;
• Интеграция с Jira и Trello;
• Функционал совместного редактирования страниц в режиме реального времени;
• Уведомления;
• Комментирование. На всех страницах также есть возможность ставить лайки, вставлять gif-файлы и смайлики;
• Управление доступами к документам и файлам;
• У каждого пользователя есть личная домашняя страница, где хранятся недавние пространства, незавершенные работы и черновики;
• Объявления. Последние новости могут публиковаться в виде блога.

Программа очень популярна в России особенно среди ИТ-команд. Но после изменения политической обстановки в мире Atlassian заявили об уходе с рынка  РФ. Те, кто заранее создал аккаунты и оплатил лицензии, пока еще могут пользоваться продукцией компании, но ограничения уже вызывают сложности в использовании: например, нельзя добавлять новых пользователей, продлить лицензию, а также есть проблемы с обновлениями.

Аналогичная ситуация сейчас происходит с Notion. Это платформа для создания документации, заметок и баз данных. Она предоставляет возможность создавать страницы с различными типами контента, такими как текст, таблицы, графики и т.д.

Сервис очень популярный, и официальных заявлений об уходе из РФ от разработчиков еще не было, но уже случались некоторые прецеденты с блокировкой аккаунтов из России, поэтому риск есть.

Неоднозначно ситуация обстоит и с бесплатными облачными приложениями, такими как Google Sites или OneNote. С одной стороны, они пока что спокойно работают в РФ, хотя и есть трудности с их оплатой. С другой стороны, в будущем ситуация может измениться, а все данные хранятся на серверах вендоров. 

Как избежать риски ухода зарубежного ПО?

Переход на новое ПО и перенос данных занимает определенное время, особенно у крупных организаций. Поэтому уже сейчас российским командам следует задуматься об альтернативных вариантах, не дожидаясь окончательной блокировки аккаунтов и потери наработанной базы знаний.

Чтобы снова не столкнуться с неприятностями переезда и ухода зарубежных приложений, стоит рассматривать один из двух вариантов:

• Приложение из реестра российского ПО. Если вы хотите размещаться в облаке, то вам подойдет только этот вариант.
• Система с открытым исходным кодом, которая будет размещена на ваших серверах;

Важно учитывать, насколько вы хотите быть гибкими. Использование опенсорсного решения предоставляет вам возможность кастомизировать систему полностью под свои нужды. Но тут есть и недостаток: зависимость от разработчиков. Приложение с открытым исходным кодом только предоставляет движок, с помощью которого разработчики создают вики-систему. Это его главное отличие от пакетных решений, которые предоставляют уже полностью готовый к использованию продукт.

Куда перейти с Confluence или Notion? Российские аналоги и опенсорс-платформы  

Ответ на этот вопрос зависит от задач, которые должно решать новое приложение. Так как большинство компаний используют Confluence исключительно как Wiki-движок, то предлагаем рассмотреть популярные решения, предлагающие такой же функционал:

Отечественные проприетарные альтернативы 

Если для вас важно, чтобы программное обеспечение было разработано в России, то ниже перечислены некоторые отечественные решения:

Yandex Wiki 

Стоимость лицензии: Система бесплатная, но с 2023 года часть сервисов Яндекс 360 для бизнеса становятся платными, изменения могут затронуть и WIki.

Облачный сервис, связанный с остальной экосистемой Яндекса. В этом его основное преимущество, так как можно настроить все рабочее пространство внутри одной системы. Доступны все основные вики-возможности: визуальный редактор, поиск, контроль версий, оглавление и т.д.

Bitrix24.Wiki

Стоимость лицензии: базовая лицензия бесплатная, но имеет ряд ограничений. Платная подписка начинается от 1990 руб/мес.

Инструмент встроен в бизнес-платформу Bitrix24. Он позволяет создавать вики-страницы и делиться ими внутри компании. Bitrix24 имеет ряд дополнительных функций, которые могут быть полезны для бизнеса, таких как управление проектами, задачами и календарем, но все эти модули объединены, без возможности оставить только то, что нужно.  

Minerva Knowledge

Стоимость лицензии:от 500р/месяц за 1 пользователя при размещении в облаке. При размещении на собственном сервере стоимость услуг рассчитывается индивидуально, а минимальный тариф рассчитан на 25+ пользователей.

Российская система управления знаниями. Может использоваться для делопроизводства, коммерческих служб, маркетинга, HR и клиентского сервиса. Есть все необходимые функции для Вики: поиск, визуальный редактор, сравнение версий, оповещения об изменениях и т.д.

Teamly

Стоимость лицензии:

5900 руб/мес. до 20 пользователей, 10900 руб/мес. до 50 пользователей, 13400 руб/мес. до 100 пользователей, после 100 в индивидуальном порядке.

Российская платформа, предоставляющая коробочную или SaaS-среду для управления знаниями в командной работе. Помимо базы знаний и функционала Вики в ней есть встроенная LMS-система: можно делать тесты и опросы, создавать курсы для корпоративного обучения, а также есть инструменты для быстрого онбординга сотрудников.

Альтернативы с открытым исходным кодом  

Wiki.js

Тип лицензии: AGPL

Количество звезд на Github: 20 тыс.

Технологии в основе: JavaScript, Node.js

Читать такжеАутсорсинг разработки на Wiki.js

Wiki.js — это бесплатный модульный вики-движок для создания, редактирования и обмена информацией. Он позволяет создавать и организовывать информацию в виде веб-страниц, которые могут содержать текст, изображения, графики, видео и другие типы контента.

Преимущества:

• Модульность. Движок отличается от готовых пакетов тем, что в нем можно включить только необходимые функции, а остальное отключить. Это значительно упрощает использование программы и уменьшает количество визуального шума в интерфейсе.
• Аутентификация. Система предусматривает два вида аутентификации: локальную и корпоративную. В локальной пользователи могут самостоятельно регистрироваться, а корпоративная интегрируется с существующей в компании аутентификацией.
• Встроенные редакторы. Wiki.js предоставляет для удобства работы  несколько встроенных редакторов: классический визуальный редактор, редактор HTML, Markdown, WikiText и редактор для изменения электронных таблиц.
• История изменений. Все изменения отслеживаются: можно при необходимости восстановить предыдущее состояние системы или восстановить удаленные файлы.
• Локализация. Wiki.js поддерживает более чем 40 языков, и есть возможность переключать языки на одной и той же странице.
• Поиск. Система содержит встроенный поиск, но также возможна интеграция с поисковыми движками, такими как Elasticsearch.
• Управление пользователями. Есть встроенная система управления пользователями с полной поддержкой групп, разрешений и правил. 
• Комментирование. Для избежания спама функция поставляется с параметрами безопасности. 

MediaWiki

Тип лицензии: GPL

Количество звезд на Github: 3,4 тыс.

Технологии в основе: PHP, JavaScript.

MediaWiki — это широко используемый движок для вики-приложений. Он бесплатный и имеет открытый исходный код. На нем работает Википедия. Стоит подчеркнуть, что движок изначально был разработан для общедоступных систем, а под корпоративные дорабатывался постепенно, что важно учитывать при анализе достоинств и недостатков.  

Преимущества:

• Простота в использовании и обучении.
• Мультиязычность.
• Контроль версий. MediaWiki отслеживает каждое сделанное изменений, поэтому можно легко вернуться к предыдущей версии статьи.
• Гибкость. Движок не имеет заранее определенной структуры, следовательно, это инструмент, который можно использовать для широкого круга приложений.

Недостатки:

• Общедоступность. Любой пользователь может редактировать статьи, поэтому этот принцип может быть слишком открытым для некоторых организаций, например, для конфиденциальной документации. Однако с плагинами можно регулировать доступ пользователей.
• Безопасность. При неправильном использовании система открыта для спама и вандализма. Однако есть простые способы восстановить страницу, и желательно редактировать страницы через WikiEducator, чтобы уменьшить вероятность вандализма со стороны автоматических спам-ботов.
• Гибкость структуры может означать, что информация становится неорганизованной. Поэтому по мере роста системы нужно вводить модерирование и редактуру.
• Сложность интерфейса. Для человека, не работавшего ранее с Wiki-системами, понадобится время, чтобы разобраться в функционале и всех возможностях.

TiddyWiki

Тип лицензии: BSD-3-Clause

Количество звезд на Github: 7,2 тыс.

Технологии в основе: JavaScript.
TiddlyWiki —  это вики-платформа, которая не требует обязательной установки на сервер. Она может быть использована в качестве локального приложения на компьютере или загружена на веб-сервер. TiddlyWiki является бесплатной и имеет открытый исходный код.

Преимущества:

• Настраиваемость. Приложение предоставляет множество инструментов для настройки и персонализации своих заметок и проектов. Вы можете изменять внешний вид, функциональность и структуру TiddlyWiki по своему усмотрению.
• Безопасность: TiddlyWiki работает локально на вашем компьютере, что делает его безопасным и защищенным от онлайн-угроз.
• Универсальность: Платформа может быть использована для различных целей, таких как управление знаниями, ведение личного блога, организация проектов и т.д.

Недостатки:

• Интерфейс: в сравнении с современными системами не столь интуитивен и может вызвать сложности: например, чтобы редактировать заметки, нужно открывать файл в браузере и затем сохранять изменения. 
• Ограниченность: отсутствует набор привычных функций. Например, нельзя одному пользователю дать возможность редактировать статью, а другому только просмотр.
• Изолированность: если приложение работает локально на вашем компьютере, то это делает его изолированным от других устройств и пользователей и не подходит для совместной работы.

DokuWiki

Тип лицензии: GPL

Количество звезд на Github: 3,7 тыс.

Технологии в основе: PHP

Это вики-платформа, которая является легкой в установке и настройке. Она обладает множеством плагинов, которые позволяют настроить ее под конкретные потребности. DokuWiki бесплатна и имеет открытый исходный код.

Преимущества:

• Простота. Программу легко настроить и обслуживать, нет сложной настройки базы данных. Он идеально подходит для случаев, когда не нужна огромная многопользовательская вики. 
• Компактность. ПО не требует большого пространства для установки, а также потребляет малое количество системных ресурсов.
• Разнообразие тем и плагинов. Интерфейс довольно простой и не имеет никакого визуального шума.
• Контроль версий. Есть возможность откатить изменения до предыдущих версий и редактировать старые файлы.

Недостатки:

• Недостаточная безопасность. Поскольку пользователь веб-сервера должен иметь возможность записи на диск, это представляет проблему безопасности. Но правильная настройка доступа к сети и постоянное обновление информации снижают риски.
• Некоторые модификации потребуют больше усилий, чем большинство.

Выводы

Прежде, чем переносить свою базу знаний с Confluence или Notion на новую платформу, важно задаться вопросом, какие свойства и функции важно оставить, и каких вам не хватало.

Выбор между опенсорс или облачным решением сильно зависит от ваших возможностей по поддержке системы. Если у таких возможностей нет, тогда проще рассмотреть облако. Вы получаете готовое к работе решение и официальную поддержку, но несете издержки в виде платной модели подписки.

Но если у вас есть команда разработчиков, которые могут кастомизировать приложение под ваши потребности и поддерживать его, тогда лучше рассмотреть опенсорс вроде Wiki.js. В долгосрочной перспективе это более выгодное решение, так как производственные затраты на миграцию окупятся за счет отсутствия платы за подписку.