Оптимизация затрат на командировки: ключевые функции OBT | Блог Work Solutions
Оптимизируем расходы на деловые поездки: какие функции должны быть в OBT
ГлавнаяБлогБизнесуОптимизируем расходы на деловые поездки: какие функции должны быть в OBT
Бизнесу27 февраля 2024

Оптимизируем расходы на деловые поездки: какие функции должны быть в OBT

Фотография автора
Мария ДулатоваLead System Analyst

Расходы на организацию деловых поездок — значимая статья бюджета компаний, чьи сотрудники часто ездят в командировки. Фактическая цена поездки для компании включает также издержки за рабочее время сотрудника, которое он тратит на оформление билетов и гостиниц. Сэкономить время помогает использование OBT (online booking tool). Это инструмент онлайн-бронирования, в котором сотрудник сам может выбрать нужные тревел-услуги. 

На основе анализа популярных сервисов организации командировок рассмотрим, какие функции нужны OBT, чтобы соответствовать запросам и ожиданиям клиентов. Также мы подготовили таблицу со сравнением характеристик 16 сервисов — читайте до конца, чтобы узнать, как ее получить.  

Оформление услуг самостоятельно и с помощью тревел-агента

Инструменты онлайн-бронирования используют бизнес-тревел агентства в работе и предлагают клиентам. На стороне заказчика оформлением билетов и гостиниц может заниматься как сам командируемый сотрудник, так и тревел-координатор — сотрудник, ответственный за организацию деловых поездок. 

Изображение статьи

Переход на онлайн-бронирование не означает полный отказ от помощи. Например, клиент сам может приобрести авиабилеты на простые типовые маршруты. А поиск билетов на сложные многосегментные перелеты, обмен, оформление дополнительных услуг (визы, страховка и др.) — доверить агенту. 

Интеграции с тревел-поставщиками

OBT можно интегрировать сразу с несколькими поставщиками тревел-индустрии. Например, для авиауслуг можно получать варианты перелетов от международных систем бронирования — GDS (англ. «Global Distribution System» — «Глобальная дистрибьюторская система»), таких как Sabre, Amadeus и др., или напрямую от авиакомпаний через механизм NDC — стандарт передачи данных. У разных поставщиков одна и та же услуга может стоить по-разному. OBT может выбрать подходящий вариант и представить его пользователю.

Изображение статьи

Поддержка корпоративных договоров

Инструменты онлайн-бронирования могут поддерживать работу по корпоративным договорам. Например, бывает, что сотрудники компании периодически останавливаются в одном и том же отеле. Предприятие может заключить с ним корпоративный договор о предоставлении льготных условий проживания. Тогда, при бронировании отеля через OBT, скидки по договору будут учтены в стоимости. При оформлении авиауслуг могут также применяться бонусные карты для накопления миль.

Тревел-политика

Важная функция инструментов онлайн-бронирования — возможность настраивать и применять тревел-политику. Это набор правил, которые регламентируют оформление услуг. Например, в политике бизнес-путешествий можно прописывать ограничения для разных групп сотрудников по стоимости авиаперелета, отелей, доступные классы обслуживания и др. Тогда система автоматически будет контролировать соблюдение тревел-политики. Не даст сотруднику оформить услуги, которые ее нарушают — не нужна долгая ручная сверка с правилами. 

Рассмотрим инструменты онлайн-бронирования, которые предлагают возможность настройки тревел-политики. 

Изображение статьи

Авторизации услуг

Бывают случаи, когда приходится оформлять услуги с нарушением тревел-политики. Например, в разрешенных отелях больше не осталось мест, либо нет удовлетворяющих ее условиям рейсов на нужную дату. Для таких ситуаций можно настроить систему авторизации. Даст возможность запрашивать разрешения у сотрудников со стороны клиента на оформление услуг с нарушением тревел-политики. После согласования система разблокирует доступ к покупке такой услуги. Такая опция есть почти во всех сервисах, которые мы рассматриваем.

Схемы авторизации услуг в разных компаниях могут отличаться. Например, в определенных предприятиях требуется согласие одного уполномоченного сотрудника; в других — нескольких работников последовательно; в иных, любого сотрудника из заранее выбранной группы. 

Изображение статьи

Возможность настройки схем авторизации зависит от выбора конкретного OBT.

Документооборот

Связанные с поездкой документы — маршрутные квитанции, отельные ваучеры, электронные билеты — многие OBT не только отправляют на почту командируемому сотруднику или тревел-координатору, но и прикрепляют к заказу. Так их можно скачать через интерфейс системы. Иногда в системе хранятся закрывающие документы, которые нужны для бухгалтерии. Например, счета, акты и др. Есть возможность передавать их клиенту по ЭДО.

Некоторые OBT позволяют формировать в системе командировочные документы: приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, командировочное удостоверение, служебное задание, в том числе по шаблонам клиента. Набор доступных документов отличается для разных OBT. Сервисы, которые поддерживают работу с электронной подписью, дают возможность утвердить авансовый отчет по заданной схеме внутри OBT. Это экономит время сотрудников.

Интеграции с внутренними системами

Еще больше экономит время и деньги интеграция OBT с внутренними системами клиента. В таких сервисах есть интеграция с 1С, SAP, системами кадрового учета. В ряде случаев предусмотрено API. С его помощью можно настроить взаимодействие OBT с корпоративными порталами и другими системами клиента. SSO — технология, которая позволяет авторизованному в системе клиента пользователю переходить в сервис онлайн-бронирования без ввода логина и пароля.

Обязательный набор функций OBT

OBT должен предоставлять клиенту как минимум следующие возможности:

  • оформлять разные типы услуг в автоматическом режиме и предоставлять возможность подключения тревел-агента;
  • получать контент от разных поставщиков услуг и предлагать пользователю наиболее выгодный вариант;
  • применять скидки по корпоративным договорам, бонусным картам;
  • настраивать и применять тревел-политику;
  • авторизовывать услуги, нарушающие тревел-политику;
  • интегрироваться с внутренними системами клиента.

Дополнительные возможности

Сервисы онлайн-бронирования часто предоставляют дополнительные возможности. 

Например, инструменты бронирования формируют командировочные документы, дают возможность подписать их в системе с использованием электронной подписи.

Сервисы онлайн-букинга позволяют управлять финансами деловых поездок. Например, автоматически рассчитывают суточные, учитывают дополнительные командировочные расходы, дают возможность загрузить в системы и распарсить чеки по расходам.  

Подобные сервисы помогают планировать поездки, предоставляют календарь поездок для всех сотрудников, формируют план конкретной поездки, предоставляют календарь цен. 

Иногда доступны и другие опции, набор которых зависит от платформы. Иногда возможна разработка дополнительных опций под нужды конкретного клиента.

Заключение

В борьбе за клиентов разработчики инструментов онлайн-бронирования непрерывно совершенствуют свои платформы. Это позволяет предоставлять дополнительные услуги и выделяться среди других. Например, один из рассмотренных в таблице OBT помогает планировать поездки с использованием служебных автомобилей. Другой — персонифицирует поиск тревел-услуг с помощью искусственного интеллекта. Третий — не только имеет дополнительные модификации, которые можно подключать для расширения стандартной функциональности, но и дает возможность разрабатывать собственные модели.

Чтобы рассмотреть возможности современных OBT, мы изучили 16 популярных сервисов по официальным презентационным материалам и данным из открытых источников. Подготовили таблицу со сравнением функциональных возможностей. В сравнении участвуют продукты Corteos, Raketa, BizOnTrip, Smartway, Trivio, Аэроклуб, OneTwoTrip для бизнеса, Авиасейлс бизнес, Бизнестур.онлайн, Авиа Центр, Вкомандировке, Starliner, Островок.ру, Командировки, ППР Командировки, TopClient, ZCTS-Online.  

Мы использовали только открытые источники, поэтому не можем обеспечить полноту данных, а также гарантировать их актуальность. Цель исследования — помочь «осмотреться» тем, кто собирается работать с инструментами онлайн-бронирования деловых поездок и понять, какие функции могут понадобиться. 

Если у вас есть потребность в разработке индивидуального IT-решения, доработке существующей OBT-системы или интеграции — мы готовы предложить свою экспертизу в этой области.  

730
35

Другие статьи

Ко всем статьям
Фоновое изображение: четверть круга закрыват часть круга

Интересные статьи и кейсы
от Work Solutions

Нажимая кнопку «Подписаться», я даю согласие на обработку персональных данных

Спасибо за подписку!

Фоновое изображение: верхний полукруг