Когда директор компании не может уйти в отпуск, потому что «кто же будет следить за документами» — это не про преданность делу. Это про то, что что-то пошло не так с процессами. Автоматизация документооборота становится единственным выходом из этой ситуации.
У нас в Work Solutions была именно такая история. Я вел весь документооборот в Excel-таблице. Звучит смешно для IT-компании, но факт. Каждый договор, каждый акт, каждое приложение — все через меня. Менеджеры приходили с вопросами типа «а что дальше с этим документом?», а я объяснял в сотый раз одно и то же.
Процессность — это не про красивые схемы
В нашей компании я выступаю не только как директор, который подписывает договора, но и как технолог, который отвечает за процессность. Для нас операционное совершенство — самое важное в работе. Не красивые презентации, не креативные решения, а умение вовремя выставить счет, не потерять задачу, ответить на звонок.
Мы подробно писали об этом: ценность компании в предсказуемости и надежности. А автоматизация своего бэкофиса — неотъемлемая часть этого. Нельзя говорить клиентам про качественные процессы, если у тебя внутри хаос с документооборотом.
Сначала пробовал регламенты — не работает
Мысль о том, чтобы навести порядок с процессами, жила давно. На начальных этапах деятельности я готовил регламенты. Подробные, детальные, с картинками. Думал — вот, теперь менеджеры будут все делать по инструкции.
Но с регламентами проблема: люди их не читают. Особенно когда документ на 15 страниц. А еще их сложно поддерживать в актуальном состоянии — поменялся процесс, забыл обновить регламент, и все, инструкция неактуальна.
Понял, что нужна система автоматизации документооборота. Сперва запрограммировал бизнес-процессы как череду повторяющихся задач с подзадачами. Каждый алгоритм — это последовательность шагов, которые система сама подсказывает. По сути, это было первое управление процессами документооборота в нашей компании.
Костыль, который работал
Перенес туда все процессы, и это дало ощутимый эффект. Менеджеры перестали терять документы и задачи — им наглядно напоминали о статусах через шаги. Стало легко найти любые документы и при необходимости восстановить всю цепочку согласований.
Так выглядели «псевдо-бизнес-процессы» в старом корпоративном портале. По сути, это были предсозданные родительские задачи с набором дочерних подзадач, выступавших в роли шагов. В целом схема работала, но была крайне неудобной и нередко требовала ручного возврата на предыдущий этап, если что-то шло не по плану.
Но решение было костыльным. Устаревший онпремный инструмент, который держался на честном слове. Я долго собирался с духом переехать в что-то нормальное.
Пересмотрел кучу платформ в поисках комбайна, который позволял бы настраивать бизнес-алгоритмы, сшивающие работу фронта и бэкофиса. То слишком простое, то слишком сложное, то дорого. Для качественной автоматизации процессов документооборота нужно было найти баланс между функциональностью и сложностью настройки.
Летом 2023-го понял: либо делаю систему нормально, либо так и буду сидеть привязанным к документам до пенсии.
13 процессов, которые нужно было переносить
Сел и выписал все, что мы делаем с документами. Получилось 13 основных — от подготовки договоров до актов сверки. Каждый со своими особенностями, переходами, зависимостями.
Договорные процессы: наш договор, приложения, NDA, произвольные документы, допсоглашения. Рабочие: закрывающие документы, промежуточная отчетность, добавление актов в 1С, обмен через ЭДО и почту. Вспомогательные: акты сверок, входящие документы.
Смотрю на этот список и думаю: хорошо, что уже есть опыт автоматизации, хотя бы знаю, что работает, а что нет. Предстояло внедрение автоматизации документооборота на качественно новом уровне.
Архитектура документооборота компании - 13 основных процессов, охватывающих каждый этап работы с документами.
Почему выбрал Битрикс24
Несмотря на то, что наша компания уже давно никак не связана с Битриксом и сама разрабатывает для заказчиков кастомные корпоративные порталы, для нашего внутреннего проекта мы сознательно выбрали готовое решение. Во-первых, я не питал иллюзий относительно доступности ресурсов: в софтверной компании это классическая ситуация «сапожника без сапог». На внутренние задачи системно выделять время разработчиков крайне сложно, поскольку приоритет всегда остается за коммерческими проектами.
Во-вторых, наше предыдущее решение было от того же поставщика, и мы хорошо знаем его сильные и слабые стороны. Понимая недостатки заранее, проще принять их как данность и избежать разочарования от несбывшихся ожиданий.
В-третьих, я посмотрел на смарт-процессы — вроде подходит. Канбан-доски, роботы, триггеры. Можно настроить так, чтобы система сама подсказывала, что делать на каждом шаге.
Главное — готовая инфраструктура. Не нужно интегрироваться с еще одним инструментом, объяснять команде новый интерфейс. Цифровые рабочие места позволяют настроить доступы под разные роли: менеджеры видят одно, бухгалтерия — другое.
Решил, что лучше потратить месяц на настройку готового инструмента, чем полгода на разработку своего или мучения с очередным костылем.
Как настраивал архитектуру
Создал два цифровых рабочих места с разграничением доступов. В «Документообороте» для менеджеров разместил все договорные операции и закрывающие документы — то, с чем они работают каждый день. В «Бухгалтерии» — алгоритмы обмена документами, входящие документы, добавление в 1С — то, что касается учета.
Каждый блок задач реализовал как отдельный смарт-процесс с канбан-доской. Колонки соответствуют шагам процесса. Перетащил элемент в следующую колонку — сработал робот, подгрузил инструкцию для следующего шага.
Такая система автоматизации документооборота обеспечивает полную прозрачность всех процессов и контроль их выполнения. Централизованное управление документооборотом позволяет видеть узкие места и оптимизировать workflow на основе реальных данных.
Канбан-доска закрывающих документов: каждый этап автоматизации документооборота — наглядно и под контролем.
Роботы — главная фишка
Настроил так, что когда менеджер переводит документ на следующий этап, робот автоматически подгружает инструкцию: что конкретно нужно сделать, какие поля заполнить, кому отправить.
На скриншоте показана работа роботов: они автоматически назначают ответственных и выводят инструкции для каждого шага — всё в рамках одного экрана.
Не нужно запоминать нюансы каждого процесса. Система сама напоминает. Причем не статичным регламентом, который никто не читает, а актуальной инструкцией прямо в задаче.
Роботы управляют ответственными — назначают того, кто должен выполнить конкретный шаг. И автоматически запускают связанные процессы. Когда закрывающие документы согласованы, автоматически стартуют операции добавления в 1С и отправки через ЭДО. Без ручных напоминаний, без «а ты не забыл про...». Именно такая автоматизация процессов документооборота позволяет исключить человеческий фактор и минимизировать ошибки.
Так работает роботизация: выполняется заданный сценарий, сотрудники вовлекаются только по необходимости.
Техническая засада с проектами
Одна проблема вылезла неожиданно: смарт-процессы не хотели нормально привязываться к проектам из модуля «Социальная сеть». Пришлось создавать дополнительную обработку для актуализации инфоблока «Проекты». К инфоблокам привязка работает корректно.
Потратил лишний день, но решил. Теперь каждый документ четко привязан к проекту, можно быстро найти всю историю по любому клиенту.
Обучение прошло быстро
Провел групповое обучение менеджеров. Каждый процесс разбирали пошагово, объяснял принципы работы с канбан-досками. Благодаря детальным инструкциям на каждом шаге адаптация прошла быстро — за неделю все разобрались.
Самое главное было объяснить: не нужно запоминать все нюансы, система сама подскажет. Просто следуй инструкциям, которые робот подгружает.
Как это изменило жизнь
Прошло полгода. Я спокойно ушел в отпуск на две недели — даже не проверял документооборот. Менеджеры справились сами. Это был первый тест системы на прочность.
Они теперь не приходят с вопросами «что делать дальше». Система сама ведет их по процессу. Видят статус каждого документа, знают, на каком этапе что находится. Полная прозрачность — любой может посмотреть, где «висит» документ.
Новый менеджер разобрался с документооборотом за три дня. Раньше мне нужно было неделю его обучать, рассказывая про все тонкости каждого направления. Теперь онбординг новых сотрудников проходит практически без моего участия.
Конкретные изменения для команды
Для менеджеров главное — самостоятельность. Не нужно бегать с вопросами, все инструкции под рукой. Автоматические уведомления не дают забыть про документы. Видят полную картину по всем проектам.
Для бухгалтера — структурированное получение документов. Четкая последовательность действий, интеграция с основными рабочими процессами. Не нужно выяснять, откуда взялся документ и что с ним делать.
Для меня — освобождение от операционной работы. Могу полноценно уходить в отпуск, переключать фокус на развитие компании. Контроль остался, но не ручной, а системный.
Что получилось в итоге
Документооборот перестал быть моей зоной ответственности. Не потому что я от него отказался, а потому что система работает без меня. Масштабируемость — готовы к росту команды. Надежность — процессы не зависят от конкретных людей. Стандартизация — единые подходы ко всем типам документов. Контроль качества — все действия логируются, ошибки видны сразу.
Если нужно повторить такое в другой компании — закладываю 5-6 недель. Половина времени уходит на то, чтобы вытащить процессы из головы и нормально их описать. Вторая половина — на настройку роботов, создание рабочих мест и обучение.
Теперь занимаюсь развитием компании, а не отслеживанием, кто забыл отправить акт.
