Организация деловых поездок для сотрудников требует оформления целого пакета документов — приказов на командировку, авансовых отчетов и других бумаг. ВипСервис, крупный поставщик тревел-услуг, добавил в свой онлайн-инструмент бронирования Портбилет TMC функцию автоматического формирования приказов о направлении в командировку и изменении ее сроков.
В статье рассмотрим, как реализована новая функция и какие возможности она дает клиентам сервиса. Разберем процесс создания приказов, источники данных для заполнения, а также механизм контроля соответствия дат командировки датам забронированных услуг. Покажем примеры настройки функции и расскажем, какие преимущества она принесла в работе инструмента.
О клиенте и продукте
ВипСервис – один из крупнейших российских поставщиков тревел-услуг. Обслуживает в год более 13 миллионов пассажиров. Для корпоративных клиентов холдинг предлагает в числе прочего инструмент онлайн-бронирования Портбилет TMC, развитием и поддержкой которого с 2020 г. занимается команда Work Solutions. С его помощью можно приобрести авиа- и железнодорожные билеты, забронировать гостиницу, оформить трансфер и др. тревел-услуги самостоятельно или при поддержке агентов.
Задача
Инструмент онлайн-бронирования Портбилет TMC используется для организации деловых поездок. Для их оформления необходимы специальные документы. Основанием для направления сотрудника в командировку является приказ о направлении в командировку. Если по какой-то причине необходимо изменить срок поездки, это тоже нужно оформить отдельным приказом. У ряда клиентов была потребность в получении этих документов напрямую из системы онлайн-бронирования.
Также нужно было дать возможность автоматического контроля дат тревел-услуг по «командировочным» заказам. Например, если сотрудник отправляется в командировку с 6 по 10 октября, система не должна позволять ему оформлять билеты и отели на даты, которые выходят за пределы этого периода.
Решение
Для решения задачи необходимо было определить документы:
- какие документы будем формировать в системе;
- откуда будем брать данные для них;
- в какой момент будем их формировать и как передавать клиенту;
- как будем контролировать соответствие дат тревел-услуг датам командировки.
Остановились на следующих документах: приказ о направлении в командировку и приказ об изменении срока командировки.
Для оформления приказа о направлении сотрудника в командировку можно использовать унифицированную форму Т-9, а для нескольких сотрудников одновременно – форму Т-9а. Также допускается оформление приказа в произвольной форме. Приказ об изменении срока командировки оформляется в произвольной форме.
Выбрали компромиссный вариант – приказ о направлении в командировку по умолчанию делать по форме Т-9, то есть на каждого сотрудника оформлять отдельный документ. Однако решили дать возможность клиенту добавлять свои кастомные поля для отображения в документе. Это упростит работу на случай, если потребуется изменять параметры командировки для разных сотрудников.
Теперь поговорим об источниках данных. Всю информацию, которая отображается в приказе, можно разделить на два больших блока: сведения, специфичные для конкретной поездки (место назначения, цель, реквизиты документа-основания, даты отъезда и возвращения и т.д.), и данные, которые повторяются от одной поездки к другой для каждого сотрудника конкретной компании (ФИО, табельный номер, должность и т.п.). Так, часть необходимых данных уже хранится в системе на момент создания заказа и может быть заполнена автоматически, а часть должна заполняться пользователем вручную.
В системе также предусмотрена сущность «Аналитики». В других инструментах онлайн-бронирования ее могут называть бюджетными и структурными кодами. Это дополнительная информация, которая относится к сотруднику, конкретной поездке или даже отдельной тревел-услуге. Данные потом используют клиенты для статистики. В том числе это сведения, которые нужны и для приказа. Набор таких аналитик у каждого заказчика свой.
Разработали систему настроек, с помощью которой для каждого клиента можно персонально определить источники данных (в том числе конкретные аналитики) для командировочных документов. Это нужно, чтобы не заставлять пользователей несколько раз вводить одну и ту же информацию. Предусмотрели возможность добавлять дополнительные поля, а также выбирать нужный формат для выгрузки документа — pdf, docx или xlsx.
Также разработали событийную модель формирования документов, вписали ее в жизненный цикл заказа тревел-услуг, чтобы пользователям не нужно было инициировать этот процесс самостоятельно. Сформированные документы отправляются заранее заданным в настройках лицам на email, а также сохраняются в системе, откуда их можно скачать в любой момент.
Проверку соответствия дат услуг датам командировки сделали опциональной. Функцию можно включить и отключить по желанию. Также сделали ее независимой от функции формирования командировочных документов – для тех клиентов, кто формирует их в своих системах, но хочет избавить своих сотрудников от необходимости вручную контролировать даты. Как это работает: если при включенной опции проверки дат пользователь пытается оформить услугу с датами, которые выходят за пределы сроков командировки, система не позволит ему это сделать. Исключение составляют визы и страховки.
Также пользователи могут изменить изначальный срок командировки. Если деловая поездка уже началась, то в результате будет автоматически сформирован приказ на изменение ее срока, а также отправлен всем заданным в настройках лицам.
При включенной же опции проверки соответствия дат, система проконтролирует, чтобы все уже оформленные и не отмененные услуги соответствовали новым датам командировки.
Что это дало заказчику
Внедрение функций, которые формируют приказы на командировку, улучшило конкурентные позиции Портбилет TMC на рынке – такая опция востребована у клиентов и поддерживается многими популярными инструментами онлайн-бронирования. Подробнее об этом рассказали в нашей статье про функции OBT систем.
Конечный эффект внедрения новых функций еще не рассчитан, т.к. это обновление выпустили в конце декабря 2023 г. Однако эта доработка заложила также фундамент для последующих усовершенствований системы – формирования авансовых отчетов, командировочных удостоверений и служебных заданий.
Заключение
Ранее процесс оформления деловых поездок для сотрудников корпоративных клиентов в системе онлайн-бронирования Портбилет TMC требовал значительных усилий. Необходимо было вручную формировать приказы, контролировать соответствие дат забронированных услуг срокам командировки, рассылать документы задействованным лицам.
Чтобы упростить процесс, мы внедрили функции автоматического формирования приказов о командировках. Теперь для оформления командировок сотрудников система самостоятельно создает приказы на основе данных о забронированных услугах. Мы также предусмотрели гибкую систему настроек источников данных и дополнительных полей, чтобы приказы соответствовали требованиям каждой компании.
Внедренное решение помогло значительно упростить и автоматизировать процесс подготовки командировочных документов для корпоративных клиентов. Автоматизированное решение избавляет сотрудников от необходимости вручную формировать приказы. Это сократило трудозатраты и риск ошибок. Гибкая система настроек позволяет адаптировать решение под специфику работы любой компании.
